Методов оценки стоимости владения вычислительными комплексами. ИТ-Инфраструктура & ИТ-Услуги:Расчет совокупной стоимости владения (TCO)
– это общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента вступления в и до момента утраты этого права (в связи с продажей актива).
Как посчитать совокупную стоимость владения?
Универсального метода расчета величины совокупной стоимости не существует, потому как структура затрат определяется видом самого объекта. Создаются индивидуальные методики, ориентированные на конкретный объект владения и применяемые отдельно для каждой стадии жизненного цикла. Тем не менее существуют основные принципы расчета и подходы к определению совокупной стоимости владения. Основным подходом является системный – этому исследованию свойственны такие признаки, как иерархичность и структуризация.
Для приблизительной оценки совокупной стоимости владения применяются упрощенные методики расчета ТСО, дающие представление о вероятных потерях по ходу владения. Несмотря на то что эти модели считаются довольно точными, отклонение реальных расходов от прогнозных может оказаться внушительным.
Методика определения ТСО предполагает, что есть два вида издержек: прямые (бюджетные) и косвенные . К прямым расходам относятся все траты, связанные с приобретением активов и отражаемые в бухгалтерской книге (их посчитать не составляет труда), а к косвенным – потери, связанные с обладанием активами. Например, если речь идет об IT-инфраструктуре, оплата услуг хостинга будет именно косвенными издержками. Авторы концепции ТСО утверждают, что косвенные обычно превышают прямые в 3-4 раза. Уместно рассмотреть, в качестве ключевой, формулу:
ТСО = ТСОр + ТСА
где ТСО – общая стоимость владения, ТСОр – стоимость использования, ТСА – прямые траты.
Для фактического расчета издержки типа ТСОр в компании классифицируются на несколько категорий:
- Расходы на человеческие ресурсы (people costs ) – издержки на заработную плату как исполнителям низшего звена, так и руководству топ-уровня.
- Стоимость окружения – расходы на отопление, свет, другие коммунальные услуги, интернет.
- Стоимость сопровождения – например, компании IT-специализации приходится закупать новые компьютеры и регулярно обновлять ПО.
- иного плана – сюда можно отнести, например, траты на интеграцию системы безопасности или организацию тренингов для повышения квалификации персонала.
Львиная доля расходов типа ТСОр приходится на оплату труда персонала - особенно это актуально для фирм, которые занимаются оказанием услуг.
Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш
результата от внедрения) различаются единовременными и эксплуатационными затратами.
В этом случае возможно сопоставление вариантов информатизации по совокупной стоимости владения (ТСО). Критерием выбора в этом случае является минимизация (TCO → min ) либо методом анализа иерархий.
Совокупная стоимость владения (ТСО)
Впервые термин Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership
– ТСО) был введен Полем Страссманом, под ТСО он понимал денежные затраты на обслуживание, модернизацию, ремонт, приобретение новых программных продуктов (ПП) для технического средства (например, компьютера), или поддержание в рабочем состоянии ПП (например, базы данных) за все предполагаемое или фактическое время его существования.
Наиболее простым определением TCO ИС является следующее: это затраты, связанные сприобретением, внедрением и использованием ИС. При этом необходимо рассматриватьпервоначальные ипоследующие затраты, в совокупности определяя их какединые затраты на информационную систему в процессе ее создания и эксплуатации.
Любое предприятие с помощью автоматизации стремится повысить эффективность ведения своего бизнеса. Одно из главных условий достижения данной цели - «разумные» (т. е. не больше, но и не меньше) ИТ-затраты, которые точно так же, как и любые другие, требуют планирования, учета и контроля. Исходя из этого, для отечественных предприятий и ИТ-менеджеров неотъемлемыми и требующими детального рассмотрения являются вопросы, связанные с проблемой снижения совокупной стоимости владения информационной системой.
ТСО первоначально разрабатывалась как средство расчета стоимости владения компьютером на Wintel-платформе и благодаря усилиям Gartner Group и Interpose эта методика стала основным инструментом для подсчета ТСО и в других областях компьютерных технологий. Например, сейчас имеются методики расчета ТСО документооборота, различных аппаратных платформ, сетей, ПО. Каждая из методик имеет свою специфику расчета, поэтому приведем лишь общую технологию расчета ТСО.
Изначально существовало две модели оценки TCO.
Первым примером может служить модель TCO, разработанная компанией Microsoft совместно с Interpose. ИТ-затраты в ней разбиваются на две категории:прямые (бюджетные) икосвенные .
Прямые затраты – те, которые обычно учитываются при бюджетном планировании. У многих украинских предприятий нет возможности управлять своим ИТ-бюджетом, поскольку зачастую система бюджетного управления отсутствует как таковая. Прямые затраты, как правило, предусматриваются в бюджетах центрального ИТ-департамента, а также рабочих или проектных групп по поддержке и внедрению информационных технологий внутри производственных и административных подразделений. К ним относятся затраты:
на аппаратное и программное обеспечение (покупка или аренда, новая установка или обновление и т. д.);
на управление (сетевое и системное администрирование, проектирование);
на поддержку (служба технической поддержки, обучение, контракты на поддержку и сопровождение);
на разработку (постановка задачи и разработка приложений, документации, тестирование и сопровождение);
на телекоммуникации (каналы связи и их обслуживание).
Косвенные затраты – те, которые не поддаются планированию и часто даже не учитываются. Согласно исследованиям Interpose, они составляют свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии
Рис. 1. Структура ИТ-затрат предприятия
К ним можно отнести:
пользовательские затраты (персональная поддержка, неформальное обучение, ошибки и просчеты);
простои (потеря производительности из-за выхода из строя
оборудования или профилактические плановые остановки работы) . В качестве второго примера рассмотрим модель TCO, основой для которой является концепция, предложенная Gartner Group. В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные , или, как их еще называют, капитальные вложения, итекущие . Их условно разносят по временной шкале: капитальные вложения осуществляются на этапе построения ИС, текущие затраты – на этапе функционирования. По методике Gartner Group
к фиксированным следует относить следующие затраты:
стоимость разработки и внедрения проекта;
первоначальные закупки основного ПО;
первоначальные закупки дополнительного ПО;
первоначальные закупки аппаратного обеспечения.
Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как правило, один раз, на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты.
В свою очередь, текущие затраты состоят из трех статей:
стоимость обновления и модернизации системы;
затраты на управление системой в целом;
затраты, вызванные активностью пользователей ИС («активность пользователя»).
Под «затратами на управление системой» подразумеваются расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов ИС. В этой статье затрат можно выделить некоторые подкатегории:
обучение административного персонала и конечных пользователей;
заработная плата;
привлечение внешних консультантов;
аутсорсинг;
учебные курсы и сертификация;
техническое и организационное администрирование и сервис.
Стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии «активность пользователя». Эта статья затрат, по данным Gartner Group, имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости ИС. В ней выделяют следующие подстатьи затрат:
прямая помощь и дополнительные настройки;
формальное обучение;
разработка приложений;
работа с данными;
неформальное обучение;
Futz-фактор (параметр, определяющий объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя).
Эти затраты связаны, например, с участием администратора в настройке рабочей станции, с оказанием помощи пользователю или с консультациями. По данным аналитических компаний, основные факторы, влияющие на итоговую стоимость владения информационными технологиями, на 75% обусловлены проблемами конечного пользователя .
Описание этих двух моделей TCO не претендует на полноту, а показывает только общую картину ИТ-затрат компании и позволяет выработать процедуры, снижающие TCO. Применение указанных методик на конкретном предприятии, естественно, имеет свою специфику.
В настоящее время Gartner Group (после приобретения в конце февраля 1998 года компании Interpose) является единоличным владельцем всех ресурсов наиболее популярной методики ТСО.
Мы примем упрощенную методику оценки ТСО.
Стоимость владения TCO оценивается в общем случае по формуле:
TCO = K+ n× C[руб.], |
где С – эксплуатационные затраты на ИС;К – капитальные (единовременные) затраты на ИС;
n – количество планируемых лет эксплуатации ИС.
При применении данного метода основную проблему составляет определение корректного значения n [лет], поскольку планируемый и реальный срок эксплуатации программно-технических решений могут значительно
Оценка эффективности информационных систем
Часть 3. Пример расчета эффективности использования ИС методом TEI
Серия контента:
Методика расчета ТСО
Total cost of ownership (ТСО – совокупная стоимость владения). Данный метод предполагает количественную оценку на внедрение и сопровождение программного обеспечения.
В общем случае для расчета ТСО информационными системами необходимо учитывать такие показатели, как стоимость ЭВМ, стоимость ПО, стоимость установки, стоимость поддержки и обслуживания, а также стоимость потерь, возникающих из-за ошибок в работе систем: . При этом необходимо учитывать, что данные затраты имеют разные сроки использования: средний срок эксплуатации ЭВМ составляет 4-5 лет, для ПО этот показатель зависит от типа и вида лицензии, но в среднем составляет 3-4 года. Соответственно для расчета TCO данные показатели необходимо привести к единому расчетному периоду (в России обычно рассчитывается на один год). Тогда расчет затрат на оборудование будет осуществляться по формуле 
. При расчете стоимости ПО необходимо учитывать тип выбранной заказчиком лицензии: покупка коробочной версии, подписка, аренда, лизинг, бесплатно (в случае со свободным программным обеспечением). В этом случае расчет осуществляется по формулами, предлагаемым вендорами. При этом в случае, когда лицензия предусматривает период эксплуатации больше расчетного, необходимо как и в случае со стоимостью ЭВМ использовать приведенные к расчетному периоду значения.
Стоимость установки ПО рассчитывается по формуле: , где З сп - затраты на 1 час работы специалиста, которые определяются условиями конкретного региона; Вр _уст - время установки одной копии ПО; N коп - количество устанавливаемых копий; период - расчетный период эксплуатации; К над - коэффициент, определяющий среднее количество переустановок данного ПО за 1 год (определяется эмпирическим путем для каждого конкретного вида ПО). При этом существует возможность сокращения количества устанавливаемых копий, а также требуемых переустановок за счет использования специализированного ПО, реализующего автоматическое развертывание из образов и резервных копий.
Стоимость поддержки рассчитывается по формуле . Цена поддержки, обычно определяемая на 1 год. Цена поддержки зависит как от вида выбранного программного обеспечения и формы его поддержки, так и от региона. При этом у заказчика существует возможность выбора способа поддержки: собственными силами и через аутсорсинг. В первом случае кроме требуемых вендором обязательных расходов на поддержку заказчик несет затраты на содержание собственной ИТ-службы, в основном определяемые зарплатой специалистов, работающих в отделе. Данная зарплата определяется типом ПО, с которым могут работать специалисты, их квалификацией, и региональными факторами. Затраты же на аутсорсинг определяются договором на обслуживание с выбранной организацией. При этом необходимо также учитывать, что в подобных организациях обычно работают специалисты более высокой квалификации, чем в ИТ-службах предприятий. Это обуславливается тем, что специализированные на ИТ-аутсорсинге компании могут платить соответствующим специалистам большую зарплату, что связано с большим объемом выполняемых работ.
Потери связанные с неработоспособностью приобретенного ПО теоретически рассчитывается по формуле:
Где Цена потерь - упущенная прибыль предприятия, за один час неработоспособности системы; t_востановления - время, необходимое на восстановление работоспособности конкретного вида ПО, t_ожидания - среднее время ожидания, от момента возникновения неисправности до момента прибытия специалиста; период - расчетный период эксплуатации; К над - коэффициент, определяющий среднее количество неисправностей за один год. Значение данного показателя также зависит от типа выбранной предприятием поддержки: в случае выбора схемы аутсорсинга ведет к увеличению времени ожидания устранения (по сравнению с внутренней ИТ-службой предприятия), но при этом время на устранение как правило уменьшается. Основной проблемой при расчете потерь является практическая невозможность оценки упущенной прибыли. Поэтому данный компонент целесообразно выделить из ТСО в отдельный временной показатель - «Время потерь».
Методика выбора
Кроме ТСО метод TEI подразумевает оценку соответствия выбранного ПО требованиям прикладных специалистов, работающих на заказчика. Для выявления подобных требований было проведено соответствующие исследование через «Анализ Кано», в результате интервьюирования организаций, были выделены основные требования предъявляемые пользователями к общесистемному и офисному ПО, в результате выяснилось, что пользовательские требования к ПО у фирм различных типов (см 1 часть) практически одинаковы:
- Знакомство ПО
- Удобство интерфейса
- Простота использования
- Быстрота работы
- Стабильность работы
Для средних и крупных предприятий так же характерно наличие административных требований, определяющих удобство установки и конфигурирования ПО, а именно:
- Быстрота развертывания
- Возможность удаленного администрирования
- Возможность автоматической установки
Значимость данных требований обусловлено большой ролью, которую системные администраторы играют в управлении информационными системами предприятиями.
Для оценки важности факторов использовался метод «непосредственной оценки», где пользователям и администраторам каждого типа предприятия, предлагалось оценить их по шкале от 1 до 10. На основе опросов и полученных из них данных можно построить таблицу «важности» для каждого типа предприятия. Результаты опроса для каждого типа предприятия представлены в таблицах:
Организация с 1 ЭВМ
| Фактор | Вес | Достоверность показателей | |
|---|---|---|---|
| Знакомство ПО | 10 | 1 | Достоверен |
| Удобство интерфейса | 10 | 1 | Достоверен |
| Простота использования | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота работы | 9 | 2,1 | Достоверен |
| Стабильность работы | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота развертывания | 5 | 3,75 | Недостоверен |
| 3 | 2,89 | Недостоверен | |
| Автоматическая установка | 5 | 4,52 | Недостоверен |
Микропредприятие
| Фактор | Вес | Стандартное отклонение оценок | Достоверность показателей |
|---|---|---|---|
| Знакомство ПО | 10 | 1 | Достоверен |
| Удобство интерфейса | 10 | 1 | Достоверен |
| Простота использования | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота работы | 9 | 2,32 | Достоверен |
| Стабильность работы | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота развертывания | 6 | 1,98 | Достоверен |
| Возможность удаленного администрирования | 5 | 3,54 | Недостоверен |
| Автоматическая установка | 8 | 4,21 | Недостоверен |
Малое предприятие
| Фактор | Вес | Стандартное отклонение оценок | Достоверность показателей |
|---|---|---|---|
| Знакомство ПО | 9 | 1 | Достоверен |
| Удобство интерфейса | 10 | 1 | Достоверен |
| Простота использования | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота работы | 10 | 2,03 | Достоверен |
| Стабильность работы | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота развертывания | 7 | 2,4 | Достоверен |
| Возможность удаленного администрирования | 7 | 3,98 | Недостоверен |
| Автоматическая установка | 8 | 2,15 | Достоверен |
Небольшое среднее предприятие
| Фактор | Вес | Стандартное отклонение оценок | Достоверность показателей |
|---|---|---|---|
| Знакомство ПО | 7 | 2 | Достоверен |
| Удобство интерфейса | 9 | 2 | Достоверен |
| Простота использования | 8 | 1 | Достоверен |
| Быстрота работы | 9 | 1 | Достоверен |
| Стабильность работы | 10 | 2 | Достоверен |
| Быстрота развертывания | 8 | 1 | Достоверен |
| Возможность удаленного администрирования | 7 | 1 | Достоверен |
| Автоматическая установка | 7 | 3,57 | Недостоверен |
Крупное Среднее предприятие
| Фактор | Вес | Стандартное отклонение оценок | Достоверность показателей |
|---|---|---|---|
| Знакомство ПО | 7 | 2 | Достоверен |
| Удобство интерфейса | 6 | 2 | Достоверен |
| Простота использования | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота работы | 10 | 1 | Достоверен |
| Стабильность работы | 10 | 1 | Достоверен |
| Быстрота развертывания | 10 | 2 | Достоверен |
| Возможность удаленного администрирования | 9 | 2 | Достоверен |
| Автоматическая установка | 10 | 2,1 | Достоверен |
В следствии того что приведенные показатели для каждого типа фирмы являются достоверными это позволяет рекомендовать их использование при выборе ПО в зависимости от типа предприятия.
В результате проведенных исследование становится возможным создание процедуры выбора ПО для конкретного типа предприятия. Большинство представленных пользовательских и административных показателей (за исключением знакомства интерфейса) зависят исключительно от особенностей данного ПО, и соответственно могут быть выявлены в ходе специального исследования до прихода заказчика. Такие показатели как ТСО и Время потерь, а так же знакомство интерфейса выявляются с помощью непродолжительного анкетирования заказчика. Таким же путем выявляются и коэффициенты важности каждого критерия через определение типа фирмы заказчика. Полученная информация является достаточной для оценки эффективности различных вариантов ПО для конкретного предприятия, например с использованием метода ELECTRE. Для использования данного метода необходимо занести в таблицу расчета ранее полученные данные. Таблица будет иметь следующий вид:
| ПО | ТСО | В потерь | ПФ1 | ПФ2 | ПФ3 | ПФ4 | ПФ5 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Важность | 10 | 10 | 4 | 5 | 6 | 8 | 4 |
| Вариант 1 | |||||||
| Вариант 2 |
Где Вариант 1-Вариант 2... - соответственно предлагаемый набор общесистемного и офисного ПО, ТСО - совокупные затраты на ПО, В_потерь - время потерь. ПФ- выделенные пользовательские факторы(для каждого вида предприятия приведены в «таблице важности»).
Метод ELECTRE направлен на многокритериальный выбор решения из множества заданных альтернатив на основе оценки коэффициента согласия и несогласия с утверждениями о предпочтении одной альтернативы над остальными. В качестве альтернатив в нашем случаи используются конкретные виды общесистемного и офисного программного обеспечения.
Метод ELECTRE
Реализуется по следующему алгоритму:
- Для каждой альтернативы (варианта ПО) формируется множество предположений о предпочтении данной альтернативы над каждой из остальных;
- Каждое полученное предпочтение оценивается независимо по каждому критерию по следующей шкале: + - предположение подтвердилось (данная альтернатива лучше той, с которой сравнивают, по данному критерию); - - предположение не подтвердилось (данная альтернатива хуже по данному критерию); = - предположение подтвердить невозможно (сравниваемые альтернативы примерно одинаковые с точки зрения данного критерия); При этом в следствии того что большинство выбранных критериев оцениваются независимо от заказчика то и сравнение альтернатив так же можно сделать заранее.
- На основании полученных оценок рассчитываются индексы согласия и несогласия с каждым предположением.
- Для всех альтернатив задаются предельные значения критических уровней согласия и несогласия при этом считается что каждое предположение считается подтвержденным, если значение ее индекса согласия выше предельного, а значение индекса несогласия - соответственно ниже.
Таким образом варьируя значениями придельных уровней согласия и несогласия становится возможным выделение небольшой группы альтернатив (вариантов программного обеспечения), которые были бы предпочтительнее для данного предприятия. Данную процедуру можно выполнять в автоматическом режиме. Выбранные варианты предлагаются заказчику как наиболее эффективные для него. Что и является решением данной задачи.
Вывод
Представленная методология позволяет, без глубокого изучения структуры и бизнес процессов предприятия, предложить наиболее эффективный вариант системного и офисного ПО, как с учетом затрат необходимых на его приобретение, так и с учетом пользовательских требований.
Ресурсы для скачивания
static.content.url=http://www.сайт/developerworks/js/artrating/
Zone=Linux, Open source
ArticleID=522074
ArticleTitle=Оценка эффективности информационных систем: Часть 3. Пример расчета эффективности использования ИС методом TEI
Статья «ИТ-бюджет - инвестиции или затраты?» (Intelligent Enterprise No 15’2003) вызвала интерес у читателей, и мы решили в этом номере продолжить тему ИТ-бюджета. Поскольку при подготовке предыдущего материала в качестве консультанта активно привлекался Александр Буйдов, директор департамента информационных технологий компании КРОК, редакция публикует его авторский материал по данной проблеме.
Портрет TCO в интерьере
С самого начала следует подчеркнуть тот факт, что методы TCO не существуют сами по себе и имеют смысл только тогда, когда для оценки бизнеса уже применяются различные методики и отдельные показатели (метрики), стыкующиеся между собой. Поэтому мы будем рассматривать TCO в рамках некоей классификации наряду с другими методиками.
В ряде случаев (см., например, http://www.cio.com/archive/071502/value.html) методы бизнес-оценки делят на традиционные финансовые, качественные и вероятностные. ТСО попадает в категорию финансовых оценок. К этой же категории относится и достаточно известная методика экономической добавленной стоимости (Economic Value Added, EVA).
Среди используемых в России методов качественной оценки можно назвать Portfolio Management (об этом подходе достаточно подробно рассказано в предыдущей статье, см. Intelligent Enterprise No 15’2003), Balanced ScoreCard (BSC) и IT-Scorecard. Другие методы, такие, как Real Option Valuation (ROV) или Applied Information Economics (AIE), в нашей стране практически не известны.
Классические принципы TCO были и остаются востребованными и в России, и на Западе. Хотя при сравнении ТСО с аналогичными методологиями становится понятно, что с задачами бизнеса она связана в наименьшей степени. Если, к примеру, метод EVA (напрямую конкурирующий с TCO), оперирует понятием превышения прибыли от деятельности подразделения или прибыли в конкретном проекте (в нашем случае в области ИТ) над стоимостью выделенного ему операционного капитала, то TCO имеет дело только с затратной частью. Иными словами, с помощью TCO можно ответить на вопрос, поставленный бизнесом, но аргументировать какую-либо ИТ-инициативу в терминах повышения прибыльности вряд ли получится.
Gartner Group, разработчик и идеолог данной методики, признает, что ТСО - инструмент не на все случаи жизни: он не годится для оценки рисков и для определения способов соответствия ИТ и стратегических целей компании. И тем не менее применение TCO в стыковке с BSC или иными методами оценки качественных факторов может стать хорошей основой для определения и контроля расходов на информационные технологии.
TCO вчера и сегодня
В настоящее время концепция TCO активно развивается. Существует своего рода ядро данной методологии, представляющее собой совокупность наиболее универсальных статей ИТ-затрат, и методы, которые условно можно отнести к расширению модели TCO. Итак, наиболее универсальные статьи затрат по модели TCO таковы:
- приобретение и модернизация аппаратного, сетевого и программного обеспечения;
- вспомогательные и служебные системы (жизнеобеспечения, безопасности, управления);
- техническое обслуживание;
- обучение;
- эксплуатация системы пользователями (самообучение, нерациональное использование рабочего времени);
- разработка ПО;
- коммуникационные услуги (выделенные каналы связи, выход в Интернет).
Прямые затраты (на создание и поддержку систем) рассчитать достаточно просто; сложности чаще всего вызывает подсчет непрямых затрат, таких, как обучение и поддержка пользователей, а также потерь, связанных с простоем оборудования. Для правильного их подсчета необходима система сбора временной статистики (время простоя ИТ-системы, время, потраченное на самообучение и взаимопомощь пользователей и т. п). Часть такой статистики можно собрать, проанализировав заявки службы HelpDesk, другую часть можно получить из анализа загрузки сотрудников.
В некоторых случаях нужно учитывать конкретные статьи затрат, подобные ежемесячному расходу бумаги при расчете TCO эксплуатации принтера. В табл. 1 приведен достаточно типичный пример расчета совокупной стоимости владения персональным компьютером, в котором соблюдены принятые на практике пропорции между отдельными видами затрат.
Таблица 1. Расчет совокупной стоимости владения ПК
Такая схема сейчас служит отправной точкой для развития концепции TCO. Перед руководителями ИТ-направлений встают более сложные, чем прежде, задачи, диктуемые, в свою очередь, разнообразием имеющихся технических и организационных решений. Ведь, покупая персональный компьютер или сервер, необходимо сразу думать о его будущей модернизации. А при создании информационных систем нужно уметь разграничивать проблемы масштабируемости и миграции со временем на новую платформу. Последний вопрос связан с адекватным учетом рисков и т. д. Построение системы поддержки пользователей может потребовать рассмотрения множества стандартных организационных схем, в частности, построения службы HelpDesk. И подобные примеры можно продолжать.
Кроме этого, современные подходы к расчету TCO все теснее переплетаются с бизнес-проблематикой. Существуют попытки разделить понятие совокупной стоимости владения на две части: TCO, связанное с технологиями, и бизнес-TCO (см., например, http://www.sybase.com/content/1018088/iq_wp_TCO.pdf), соответственно выделив несколько направлений затрат:
- на аппаратное обеспечение;
- на программное обеспечение;
- на персонал;
- на обеспечение доступности сервисов;
- на обеспечение необходимого уровня производительности системы;
- на обеспечение быстрого восстановления после сбоев.
Как ни странно может показаться на первый взгляд, именно последние три направления относятся к категории бизнес-TCO. Но дело в том, что именно они, в отличие от оценок затрат, связанных с оборудованием, ПО и персоналом, в наибольшей степени должны учитывать бизнес-процессы в организации. Оценка выгод или потерь, связанных с производительностью и доступностью сервиса, имеет смысл только тогда, когда точно определен бизнес-контекст доступа к нему тех или иных сотрудников. Постоянная задержка в 10 с при доступе к данным инженера-проектировщика может существенно снизить производительность его работы, в то время как продавец магазина, запустив процесс авторизации кредитной карточки, все равно будет в течение этого времени занят оформлением документов на товар или его упаковкой. В итоге при адекватном учете бизнес-составляющих TCO, количественно учитывающих возможные потери в результате отклонения от некоего идеального уровня доступности и производительности или от нулевой вероятности простоя, можно сравнить по единому показателю все предлагаемые решения, суммируя отдельные факторы.
Понимание бизнес-процессов позволяет оценивать TCO по различным сценариям в соответствии с принципом «что… если». Ведь различные компоненты TCO связаны между собой диктуемой особенностями бизнеса нелинейной зависимостью. Как было сказано ранее, не факт, что более дорогостоящая платформа и соответственно высокая абстрактная производительность и доступность дадут пропорциональную экономию от данных факторов в реальной бизнес-среде.
Таким образом, TCO необходимо рассчитывать с учетом уникальности технологического развития и традиций ведения бизнеса каждого предприятия. По этим причинам дополнительный акцент следует делать на таких моментах, как модульность архитектуры TCO; учет влияния сложности современных информационных систем; структура персонала, работающего с ИС; контроль факторов риска и применение лучшей практики организаций.
Учет различных факторов, влияющих на ТСО, позволяет выделить большое количество типичных ситуаций, имеющих место в бизнесе. Так, в соответствии с классификацией Gartner Group ИТ-решения могут иметь определенный уровень сложности с точки зрения управляемости (например, централизованная, децентрализованная, распределенная структура) или архитектуры аппаратного и программного обеспечения (степень насыщенности клиент-серверными технологиями и т. п.). Персонал, работающий с ИТ, в свою очередь, по мнению Gartner, делится на несколько категорий, включая, например, специалистов, работающих с корпоративными знаниями (knowledge workers), мобильных сотрудников или работников, занимающихся только вводом информации в систему. Каждой из этих категорий присуща определенная квалификация, потенциальный уровень отдачи от использования ИТ и требования к ИТ-инфраструктуре. Модульность архитектуры ПО позволяет подбирать уникальную конфигурацию наиболее значимых TCO-факторов, в максимальной степени адаптируя методику расчета TCO под конкретное предприятие, и просчитывать различные сценарии по принципу «что… если».
Уже можно сказать, что широко популярные ранее некие средние по отрасли готовые показатели TCO в настоящее время имеют все меньшее значение и на первый план выходят методики, обобщающие накопленный опыт.
Таким образом, в оценке совокупной стоимости владения не слишком полезно полагаться на внутрифирменные методологии расчета TCO базовых корпоративных продуктов (будь то сервер баз данных или сетевой маршрутизатор). Хотя цена оборудования, стоимость поддержки, расходы на обучение персонала и прочие статьи затрат в большинстве случаев декларируются поставщиком вполне корректно, в реальной бизнес-среде стоимость построенных на их основе конечных решений и приносимый ими доход могут отличаться в разы.
Принципы деловой игры
Подводя итог сказанному выше, можно найти место методологиям TCO, применяемым для расчета стоимости владения ИТ-продуктами, в бизнесе компании в целом. Для этого представим бизнес-менеджмент и ИТ-персонал как сражающихся на площадке игроков, причем правила игры напоминают теннис.
Глобальная инициатива всегда принадлежит бизнесу. Он подает первым, предлагая ИТ-отделу способствовать решению бизнес-задачи. У последнего есть несколько вариантов действий. Применяя классические методы расчета TCO, ИТ-подразделение отводит себе роль обороняющегося на задней линии: как уже было сказано, даже очень грамотно считая затраты, можно только отвечать на вопросы бизнеса, отбивая удары и проявляя при этом минимум инициативы. Чтобы этого избежать, надо время от времени «выходить к сетке», встречая тем самым постановку бизнес-задач не в «информационном тылу», а ближе к территории самого бизнеса. Здесь на помощь приходят расширенные методики расчета TCO, учитывающие специфику бизнеса и сочетающиеся при необходимости с другими инструментами.
Игроки бизнес-половины поля также способны играть и на задней линии, и у сетки. К примеру, Balanced ScoreCard, методики финансового или управленческого анализа, используются обычно исключительно для решения задач развития бизнеса и даже при развитом применении вовсе не касаются вопросов ИТ. Для решения задач, напрямую требующих оценки эффективности ИТ, могут использоваться специальные метрики. Подобных параметров много (см., например, http://www.baselinemag.com/article2/0,3959,99364,00.asp). Для оценки общей отдачи от ИТ можно использовать, например, следующий показатель, вычисленный, допустим, для пяти последних лет работы компании:
Количество завершенных ИТ-проектов с известной финансовой отдачей/общее число завершенных ИТ-проектов
Для оценки эффективности влияния ИТ на бизнес (например, в промышленности) вполне применим следующий параметр:
Увеличение количества продукции, выпущенной на производственной линии N3/суммарные ИТ-затраты, направленные на автоматизацию работы линии
С этими показателями бизнес со своей стороны подходит ближе к половине поля, занимаемой ИТ. Полезными для обеих сторон при игре в центре поля оказываются и другие методические инструменты, подробно рассмотренные в предыдущей статье.
В итоге получается, что в большинстве реальных ситуаций для обеих сторон наиболее эффективна манера «игры у сетки», когда мяч подолгу не задерживается ни на одной половине. Иными словами, та или иная проблема ИТ-поддержки бизнеса поочередно оценивается с обеих сторон таким образом, чтобы специфика ИТ и вопросы эффективности бизнеса рассматривались едиными методическими средствами без отрыва друг от друга. И, благодаря общности языка, взаимопонимание достигается быстрее. Современный взгляд на проблему TCO как раз и представляет собой отработку приемов игры в центре поля.
И, наконец, можно отметить, что снижение TCO - это не только общепринятые формулы. Это еще и качество совместной работы бизнес-подразделений компании и ИТ-департамента. Некоторые связанные со стоимостью владения составляющие затрат (например, затраты, связанные с процессом массового освоения новой версии корпоративной системы) плохо поддаются количественной оценке и непосредственному регулированию. Соответственно с ними пытаются бороться более креативными методами, для которых нет общих методик. Примером может служить предварительное создание специального раздела на корпоративном портале, посвященного новой версии ПО, или подготовка специальных обучающих демороликов для каждой категории сотрудников компании. Тут существенную роль играет взаимопонимание между бизнесом и ИТ (уже на уровне организационных подходов).
Дорого ли владеть инфраструктурой?
Итак, кратко рассмотрим ряд примеров расчета совокупной стоимости владения, демонстрирующих тот факт, что в контексте учета бизнес-проблем они выглядят намного более цельно и убедительно. Начнем с проблемы ИТ-инфраструктуры, обосновать развитие которой с помощью инструмента «чистого TCO», как мы уже отметили, довольно затруднительно.
Скажем, крупная промышленная организация планирует внедрить систему класса PDM (Product Data Management) с целью автоматизировать процесс технической подготовки и последующей модернизации новых изделий. Предполагается, что в результате сокращения срока подготовки производства в первый год эксплуатации PDM-системы будет получено 2 млн долл. дополнительного дохода. Совершенствование бизнес-процессов за счет внедрения новой системы позволит экономить еще около 5 тыс. долл. в неделю. Чтобы внедрить выбранный продукт (на это, по оценке поставщика, уйдет около 4 месяцев), потребуется работа шестерых внешних консультантов, оплачиваемых по ставке 25 долл. в час и работающих по 40 ч в неделю, а также 12 специалистов предприятия, получающих 200 долл. в неделю. Уже известно, что через год встанет задача растиражировать опыт внедрения PDM-системы в трех удаленных центрах проектирования продукции. И для ее решения потребуется привлечь соответственно троих внешних консультантов и шестерых специалистов заказчика.
Анализ схемы внедрения показывает, что только за счет использования на предприятии сетевой платформы хранения данных можно сократить срок внедрения PDM-системы с 4 до 3 месяцев, а развертывание ее в филиалах - соответственно с 6 до 5 недель. Более того, использование данной платформы способно поднять уровень доступности данных с 97 до 99,99% с соответствующим сокращением планируемого простоя оборудования с 5 ч до 30 мин в неделю, а незапланированного простоя - с 1 ч в месяц до 1 ч в год. При этом известно, что 1 ч планируемого простоя функционирования PDM-системы обходится компании в 1 тыс. долл., незапланированного - в 6 тыс. долл.
Данный пример показывает, что технические характеристики внедряемого комплекса (в нашем случае обеспечиваемый системой хранения уровень доступности данных) очень тесно «вплетены» в коммерческие характеристики проекта. При расчете ТСО для системы хранения в данной ситуации представляется целесообразным все же выделить данную характеристику в явном виде, одновременно не отрывая ее от бизнес-контекста проекта. Результаты этой попытки сведены в табл. 2.
Таблица 2. Расчет совокупной стоимости владения для PDM-системы
| Эффективность в терминах бизнес-процессов | Бизнес-эффект | Эффект от снижения TCOСуммарный эффект, тыс. долл. | |
| Первоначальное внедрение PDM-системы. Экономия времени - 1 месяц (4 недели) | 2000/12 = 167 тыс. долл. дополнительного дохода от ускоренного
внедрения 5*4 = 20 тыс. долл. за счет совершенствования бизнес-процессов |
167+20+24+9,6 = 220 тыс. долл. | |
| Развертывание PDM-системы в филиалах. Экономия времени - 1 неделя | 5*1 = 5 тыс. долл. за счет совершенствования бизнес-процессов |
25*40*1*3 = 3 тыс. долл. экономии на оплате внешних консультантов |
5+3+1,2 = 9,2 тыс. долл. |
| Снижение времени запланированного и незапланированного простоя |
1000*(5-0,5)*12 = 234 тыс. долл. в год экономии за счет запланированных
простоев |
300 тыс. долл. в год | |
| Итого суммарной экономии в год | 192 тыс. долл. | 337,8 тыс. долл. | 529,8 тыс. долл. |
Пример позволяет продемонстрировать, что отдельные компоненты TCO, рассчитываемые в контексте бизнес-задач, могут иметь отрицательное значение: наряду с затратами на приобретение и эксплуатацию продукта, имеющими по определению отрицательную величину, в итоговую сумму входят положительные слагаемые, определяющие экономию на реорганизации бизнес-процессов, на скорости их исполнения и т. д. Этим часто пользуются при расчетах TCO в привязке к бизнес-процессам. Формула для расчета TCO соответственно приобретает вид:
TCO = Традиционные статьи затрат - Величина достигнутой экономии
В нашем примере приведена лишь величина экономии, заранее поделенная на общий бизнес-результат и эффект, получаемый непосредственно в результате задействования функционала системы хранения. По определению, имея также традиционную разбивку расходных статей TCO на первоначальные и периодические затраты (подобную приведенной в табл. 1), мы получаем все данные для вычисления показателя ROI (см. также предыдущую статью), который, как мы выяснили выше, уже выступает как инструмент для совместной работы бизнеса и ИТ. Он рассчитывается по следующей формуле:
ROI = (Величина достигнутой экономии - Ежегодные вложения)/Первоначальные вложения
В случае окупаемости проекта менее чем за год (и соответственно отсутствия влияния ставки дисконтирования) данная величина должна точно совпасть с величиной ROI, полученной в результате применения методики, описанной в предыдущей статье. А благодаря разбивке величины экономии мы можем выделять и отдельные составляющие ROI.
Вообще же разработка методик, в которых особенности бизнеса, традиции применения ИТ, технические характеристики решения и, наконец, экономический эффект связаны единой и тщательно продуманной системой метрик, существенно выходит за пределы рассмотрения вопросов ТСО. И такие методики, в силу чрезвычайной важности проблемы, действительно активно развиваются, о чем мы постараемся рассказать в ближайших публикациях.
Что такое ТСО?
Совокупная стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership, TCO) — это общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала реализации вступления в состояние владения до момента выхода из состояния владения и исполнения владельцем полного объема обязательств, связанных с владением.
Универсальных методик определения (расчета) совокупной стоимости владения не существует, поскольку в зависимости от объекта владения характеристики владения, структура затрат и принципы их определения могут различаться в значительной степени. Для определения совокупной стоимости владения разрабатываются специализированные методики, ориентированные на определенный объект владения и предназначенные для определения общей величины затрат на технику, оборудование, информационные системы и пр., рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла.
Ключевым принципом, реализуемым при разработке методик определения совокупной стоимости владения, является системный подход.
Для укрупненной оценки стоимости владения могут применяться упрощенные методики расчета TCO, выявляющие, прежде всего, структуру затрат, и дающие представление о вероятных потерях в процессе владения. Несмотря на то, что большинство затрат могут быть определены заранее либо спрогнозированы с высокой точностью, некоторые затраты носят вероятностный характер, что влечет за собой риск существенных отклонений действительных расходов от прогнозных (расчетных).
Совокупная стоимость владения методика, разработанная в конце 80х годов XX века компанией Gartner Group для расчета финансовых затрат на владение компьютерами на платформе Wintel(MS Microsoft+Intel). Методика была усовершенствованна в 1994 г. фирмой Interpose и переработана в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий.
Почему нужна какая-то специальная методика? Для того, что бы рассчитать финансовые затраты на IT возьмем бухгалтерскую книгу (базу данных) и будем выбирать записи, тем или иным образом связанные с информационными технологиями - зарплата сотрудников IT-отдела, приобретение вычислительной техники, комплектующих к ней, расходных материалов и так далее.
С точки зрения TCO это так называемые «прямые» или «бюджетные» расходы. Но есть еще неявные финансовые вливания в содержание «своей» информационной системы, затраты и потери, связанные с её функционированием и так далее и тому подобное. Причем, авторы методики TCO утверждают, что такие затраты составляют основную долю совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой. Эти затраты называются «непрямыми расходами», и согласно многолетней практике расчетов TCO превышают упомянутые выше «прямые расходы» в 3-5 раз.
То есть на самом деле предприятия тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагают. Почему так происходит и можно ли оптимизировать затраты на содержание своей собственной IT-инфраструктуры?
Именно эти цели и преследует методика TCO. Но для того, чтобы понять, как можно управлять расходами на содержание IT-инфраструктуры нужно сначала понять, как они рассчитываются.
Наглядный пример.
Для того чтобы понять суть методики расчета совокупной стоимости владения, рассмотрим в качестве примера покупку и эксплуатацию автомобиля.
Автомобиль можно приобрести в салоне, заплатив ту или иную сумму. Все ли это затраты? Нет - нужно еще застраховать его, оформить документы на право собственности, зарегистрировать автомобиль в автоинспекции.
Теперь - эксплуатационные расходы. Понятно, что автомобилю нужен бензин, масло, тосол, жидкость в омыватель. Что еще? Ну, пожалуй, придется заплатить налоги на автотранспорт, определяемые законодательством. Да. Периодически нужно проводить техобслуживание. Менять те или иные «расходные материалы» (фильтры, свечи, шины, лампы в фарах и пр.). Проходить раз в год техосмотр. Вроде бы - все.
В рамкам методики TCO это будут «прямые расходы». Их можно с достаточной степенью достоверности рассчитать заранее и спрогнозировать на весь период эксплуатации автомобиля.
Теперь давайте прикинем «непрямые расходы».
Автомобиль может сломаться - как сам по себе, так и от некачественного бензина или от несвоевременного обслуживания. Придётся чинить его самостоятельно (тратя свое время) или везти в сервис - за деньги.
Автомобиль может попасть в аварию, его могут поломать или угнать на остановке или на стоянке.
Дорожные происшествия могут нанести вред здоровью водителя, пассажиров и всех остальных участников движения.
Случайные или умышленные нарушения ПДД приведут к штрафам, конфискации водительского удостоверения или другим неприятностям.
Все вышеперечисленные происшествия отнимут ваше время и нервы. Вы опоздаете туда, куда ехали, сорвутся встречи, сделки и контракты, будет испорчен отдых, кого-то не встретят с поезда и самолета и т. д.
Совершенно очевидно, что эти расходы могут в разы превысить первоначальную стоимость автомобиля. Некоторые из них можно учесть и даже распланировать на будущее (хотя бы по порядку величин), некоторые предвосхитить невозможно. Значительная часть таких «непрямых расходов» напрямую зависит от Вас - от стиля вождения, эксплуатации автомобиля, соблюдения правил дорожного движения.
Вы скажете - «Все верно! Дорожное движение - опасная штука. Поэтому у меня есть страховка. А на автомобиль - гарантия автопроизводителя». Замечательно.
А теперь - давайте себе представим, что IT-инфраструктура Вашего предприятия - это описанный выше автомобиль. Покупка автомобиля - начальные затраты на внедрение информационных технологий, текущие расходы - они есть и там, и там, механик в автосервисе - это Ваш IT-отдел.
Вполне функциональная аналогия. Только маленькое но. У Вас вообще нет ничего, что хотя бы отдаленно напоминало «автостраховку» - не существует внешних структур, страхующих Вас от финансовых рисков и возможных потерь в сфере IT. Нет и гарантии на весь «автомобиль», только на некоторые его детали - в рамках IT-инфраструктуры Вы можете лишь получить гарантию производителя на отдельные компоненты - компьютеры, принтеры, сетевое оборудование и т. п.
Какие затраты учитывает TCO?
Что с точки зрения методики TCO учитывается при расчете затрат на эксплуатацию IT-инфраструктуры?
Прямые затраты:
Оборудование и программное обеспечение:
Покупка оборудования - ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и пр.), устройства хранения информации, источники бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т. д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль для нее (если есть).
Приобретение программного обеспечения - все приобретаемое и оплачиваемое отдельно программное обеспечение, включая все виды лицензий, подписка на обновления для ПО.
Аренда компьютерного, коммуникационного и копировально-множительного оборудования.
Затраты на комплектующие (дополнительная память, жесткие диски, CDROM и т.д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т.п.).
Затраты на IT-персонал:
Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство).
Командировочные затраты, связанные с IT-персоналом.
Обучение и сертификация персонала.
Аутсорсинг(оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками).
Затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными:
Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если таковые имеются.
Абонентская плата за «Банк-клиент», приложения электронной коммерции и т. д.
Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты и проч.
Оплата удаленного доступа сотрудников, работающих вне корпоративной сети.
Косвенные затраты
. Формально, сюда следует отнести все затраты, связанные с эксплуатацией IT-инфраструктуры, но не имеющие статьи в бюджете предприятия. Согласно современным представлениям о расчете совокупной стоимости владения к таким затратам относятся:
Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, обучение коллег и помощь им.
Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ - резервное копирование, восстановление после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств и т.д.
Использование служебных компьютеров и информационных систем для «работы на сторону», для развлечения, игр и т.п.
Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг.
Простои в работе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные с:
недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы;
ожиданием реакции со стороны IT-сервиса;
запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей.
Обычно предполагается, что каждый пользователь корпоративной сети тратит не менее 80 рабочих часов в год (10 рабочих дней, 2 календарные недели) на самообучение и на обслуживание своего компьютера. Но практика показывает, что эту цифру можно смело увеличивать в полтора-два раза.
Расчет «косвенных» расходов на содержание IT-инфраструктуры - достаточно сложная вещь. Для того чтобы в рамках методики TCO учесть все перечисленные выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия. На что следует обратить внимание в первую очередь?
Провести детальный анализ (аудит) IT-инфраструктуры, выявляя при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность тех или иных компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и пр.)
Проанализировать все сбои и простои, случившиеся в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, приведших к останову, так и на действиях по его ликвидации. Если останов был плановый (регламентные работы, upgrade и пр.) - следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках заранее согласованного плана, были ли завершены в срок.
Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) - нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, приводящие к задержкам в их исполнении. Вообще говоря, централизованная служба компьютерной поддержки должна функционировать в рамках международных стандартов (ITIL и/или CobIT). Правильная организация такой сервисной службы - залог эффективной работы.
Следует наладить стратегические партнерские отношения с несколькими наиболее удобными для Вас поставщиками аппаратных и программных решений, комплектующих и расходных материалов. Такой подход позволит иметь единую схему гарантийного ремонта, прогнозируемые сроки поставки товара и так далее. Работа с небольшим числом предпочтительных поставщиков позволяет свести на нет всякого рода коррупционные схемы, получить официальные бонусы и преференции в качестве постоянных покупателей.
Необходимо минимизировать «видовое разнообразие» аппаратного обеспечения корпоративной сети. Т. е., нужно выбрать какого-то одного производителя для ноутбуков и рабочих станций, серверов, сетевого оборудования, копировально-множительной техники. Это позволит не только стандартизировать процессы обслуживания такой техники, но и ощутимо экономить на комплектующих и расходных материалах.
Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на аутсорсинг - отдать на обслуживание сторонним сервисным организациям. Например, в случае наличия на Вашем предприятии нескольких однотипных АТС или ксероксов будет гораздо дешевле передать их на обслуживание сторонней организации, чем держать у себя в штате соответствующего специалиста. Аналогично решается вопрос с обслуживанием некоторых достаточно широко распространенных программ - «1С», «Парус» и так далее.
Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень таковой при приеме сотрудников на работу. В трудовой договор (контракт) должен быть внесен пункт, касающийся ответственности работника за неправомерное использование служебных рабочих станций и информационных систем.
Как пользоваться методикой TCO
Эффективность методики TCO подтверждена временем - она уже более 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных систем по стандартам Gartner Group является одним из наиболее распространенных приемов, применяемых для выработки рекомендаций по оптимизации затрат на IT.
Даже однократная оценка совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой может повысить эффективность управления затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии. Если учет затрат на IT-инфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе - это даст возможность не только оптимизировать затраты на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития IT-инфраструктуры в соответствие основным бизнес-целям предприятия.
Методика расчета совокупной стоимости владения хорошо документирована, разработано и продается специальное программное обеспечение (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), позволяющее учитывать все описанные выше показатели. Использование такого программного обеспечения позволяет проводить расчеты TCO самостоятельно.
Однако было бы странно предположить, что вопросы проверки работы IT-инфраструктуры и сервисных служб будут возложены на существующий в компании Отдел информационного обеспечения. Для того, чтобы непредвзято посчитать все затраты в рамках методики вычисления совокупной стоимости владения IT-инфраструктурой рекомендуется пригласить сторонних консультантов.
Профессиональные консультанты, в отличие от «Отдела информационного обеспечения», не являются заинтересованной стороной, им не потребуется скрывать те или иные махинации или просчеты - в данном случае они будут выступать независимым арбитром. Более того, этим консультантам не потребуется разбираться в методике расчетов совокупной стоимости владения и в инструментах для ее расчета - это их специализация.
Для эффективной работы по аудиту IT-инфраструктуры предприятия необходимо сформировать рабочую группу, в состав которой войдут сторонние специалисты и ряд менеджеров со стороны предприятия Заказчика. Менеджеры со стороны Заказчика должны быть специалистами в прикладных областях, связанных с бизнес-процессами, происходящими на предприятии и будут выполнять функции бизнес-аналитиков. Рабочая группа должна в обязательном порядке включать одного из топ-менеджеров предприятия, наделенного полномочиями принимать ответственные для бизнеса решения.
Результатом работы такой рабочей группы будет план по реформированию сервисных IT-служб, по модификации (устранению узких мест) в IT-инфраструктуре предприятия. Итоговыми документами станут планы по развитию информационных систем на ближайшую перспективу, включая рекомендации по IT-бюджету, а так же ряд внутренних регламентов, регулирующих описанные выше производственные процессы.
Расчет совокупной стоимости владения (TCO), обработка его результатов и составления рекомендаций по оптимизации затрат на IT-инфраструктуру предприятия - один из признанных инструментов повышения эффективности бизнес-процессов и получения конкурентных преимуществ.
Вы можете проводить процедуру TCO своими силами, однако мировая практика показывает, что в этом случае эффективность инструмента будет снижена за счет недостаточной квалификации и внутренних противоречий в рабочей группе, созданной из Ваших специалистов. Вы можете привлечь к проведению TCO группу профессионалов, которая организует работу на значительно более высоком уровне и подготовит рациональные и эффективные решения.
